En la actualidad la mayoria de empresas bien constituidas poseen unos mecanismos que implementan para el desarrollo de sus actividades, estos mecanismos los llaman procedimientos y/o normas que ayudan a que toda una cadena de actividades desde una area comercial (front office) hasta el area contable y de mensajeria (back office) desarrollen con efectividad sus labores y objetivos cumpliendo las metas trazadas mes a mes.

Por mas que se tenga todo planeado, aparecen obstaculos en el desarrollo de dichos procedimientos, como es en la comunicacion entre los mismos integrantes de una empresa que se pueden ver afectados por una caida en los sistemas tecnologicos internos, estos obstaculos pueden presentarse de diferentes formas y tenemos puntualmente dos:

 Obstaculo Verbal:  

En nuestro medio la tecnologia afecta muy directamente la atencion a los clientes no solo externos, sino tambien, clientes internos (directivos, jefes, gerentes, mensajeros, etc).  

El personal operativo esta capacitado para recibir en forma verbal y en orden de llegada, las instrucciones que no se pueden registrar en el sistema en un momento dado por causa de los daños que se tengan tecnologicamente.  La condicion va a ser siempre "primeros en llegar, primeros en salir, sea cual fuere el tipo de negocio, sin dar preferencias a nadie, evitando conflictos de interes".

Obstaculo Realista:

La forma de expresarse de cada persona es diferente y esto hace que no siempre los empleados  que interactuan en una conversacion reciban el mensaje de la misma forma que otras.  Por lo tanto, el obstaculo realista hace enfasis en que lo real viene con su condicion de "explicado" o que no requiere ser estudiado, pero en estos casos la omision de alguna palabra o de algun concepto puede ser fatal y entorpecer el feliz termino de un buen negocio.  

Algunas expresiones que se escuchan cuando la herramienta tecnologica de trabajo no funciona, son:  "yo dije primero", "yo dije que no", "este sistema se daño y no sè que paso con mi orden", "yo dije que mirara no que registrara", "yo dije que me avisara no que comprara", "yo hice la orden y no me explico porquè no le llegò", "no es mi culpa, se daño el sistema", entre otras.

Este tipo de respuestas afectan a las personas que ejecutan un plan de contingencia, activando el entendimiento de forma acelerada, la razon, el pensamiento, pueden ademas llegar a desesperarsen y reaccionan de esta manera:  "que hare primero", " a quien escucho primero", "que es mas urgente", "que es mas importante", "me voy a equivocar, todos hablan al mismo tiempo", "no mas".

Si no se percibio la idea del cliente interno como realmente era porque influyò el estado psicologico de la persona, el animo, la disposicion y atencion de sus sentidos, esta casi que obligado a recurrir a la Razon desde la Observacion.  Se debe iniciar un proceso de investigacion para resolver el problema que haya tenido por la mala interpretacion en los datos, tomar un punto de partida con fundamentos objetivos.

En cambio, si el sistema de tecnologia estuviera habilitado en esos momentos, el cliente interno (front office) hubiera registrado una orden precisa sin temor a distorcionarla llegando a la hora justa para ejecutarla.

Por eso es importante el conocimiento pleno de las normas que conforman un ritmo de trabajo en una empresa, pues no debemos pasar ninguna desapercibida, ya que al caos, no se le debe sumar mas caos, se le debe combatir con soluciones inmediatas y muy acertadas, con una actitud serena, tranquila, siendo muy  objetivos y observar detenidamente como nos transmitieron una orden de un negocio determinado, como la ejecutamos y cual fue su resultado.  

Debemos comparar hasta que punto estamos dando buen resultado en un plan de contingencia y la importancia de que tiene aqui la teoria comprobable del conocimiento, que ayuda a que los resultados obtenidos en un proceso sean los mas exitosos, donde todos entran a cooperar desde la parte front office hasta la parte back office de la empresa, respetando tiempos de llegada, politicas y sobre todo, dando instrucciones claras.

La conclusion es que hay que ser muy objetivos en la observacion que nos transmiten en cualquier tipo de orden, sea escrita o verbal, preguntar si lo que percibimos es lo que me quisieron transmitir y ejecutarlo de manera oportuna sin irrespetar las normas o procedimientos establecidos.  Controlar mi estado de animo, aunque un plan de contingencia a veces no da buenos resultados, mi actitud debe ser positiva y tranquila frente a estas situaciones que tal vez no podamos controlar pero que podemos prevenir situaciones engorrosas y hasta alcanzar perdidas en un negocio mal ejecutado, realizar como un "protocolo" de conductas frente a estos eventos a manera de dominar la situacion a traves de la razon gobernada.